Ce este sediul social și ce tip de locatie este cea mai potrivită pentru firma ta

Sediul Social reprezintă “domiciliul” unei societăți.

Antreprenorul poate alege inființarea sediului social în una dintre următoarele locații:

1. locuință, proprietate personală sau închiriată;
2. spațiu  închiriat într-o clădire cu destinată spațiilor de birouri;
3. cabinetul unui avocat.

1. Locuință, proprietate personală sau închiriată

Avantaje

• Accesul la spațiu este rapid și putin costisitor. Spațiul poate fi folosit în baza unui contract de închiriere sau a unui contract de comodat (utilizare gratuită, fără plata unei chirii).
• Valabilitatea sediului social poate fi foarte mare, nu sunt necesare modificari frecvente la Registrul Comerțului.

Dezavantaje

• Pentru înregistrarea sediului social, va fi necesar avizul asociației de proprietari și acordul vecinilor direct afectați. Chiar dacă sediul nu va avea activitatea autorizată în spațiul respectiv, activitatea defășurându-se la terți, obținerea acordului vecinilor poate fi o misiune complicată.
• Potrivit legislației în vigoare, numărul firmelor înregistrate dintr-un apartament nu poate depăși numărul de camere.
• Impozitul pe proprietate va fi mai mare și trebuie declarată la Direcția de taxe și impozite locale drept locuință cu destinație nerezidențială sau mixtă.

2. Spațiu închiriat într-o clădire cu destinație de spații de birouri

Avantaje

• Nu mai este solicitat avizul asociației de proprietari sau acordul vecinilor, însa documentele trebuie să demonstreze că este vorba de un spațiu comercial sau clădire de birouri.
• Sarcina declarării destinației spațiului la Direcția de taxe și impozite locale nu mai aparține proprietarului.
• De cele mai multe ori, întreținerea spațiului este în sarcina proprietarului, chiriașul fiind degrevat de grijile administrative.

Dezavantaje

• În general, valabilitatea sediului este limitată la durata contractului de închiriere, prelungirea acestuia fiind realizată prin înregistrarea unei mențiuni la registrul comerțului. Omisiunea de a prelungi valabilitatea sediului poate fi sancționată cu inactivarea fiscală a societății.
• Costul cu închirierea poate fi semnificativ mai mare.

3. Cabinetul unui avocat

În cel de-al treilea caz, misiunea poate fi mai simplă, însă are și neajunsuri.

Avantaje

• Procedura este foarte simpla, documentele care stau la baza deschiderii sediului fiind doar contractul de asistență juridică și decizia emisă de Baroul din care face parte avocatul respectiv.

Dezavantaje

• Durata de utilizare poate fi de maxim 1 an;
• Imposibilitatea folosirii efective a spațiului; el este destinat doar primirii corespondenței și funcționării legal;
• Dacă societatea dorește să devină plătitoare de TVA, misiunea este imposibilă, deoarece în viziunea autorității fiscale companiile cu sediul la avocat nu sunt eligibile pentru obținerea codului, fiind încadrate la risc ridicat;
• Credibilitatea societății poate fi afectată de lipsa unu sediu fizic.

Nu în ultimul rând, sediul social este locul în care autoritățile transmit notificările importante.

Omisiunea de a recepționa informațiile importante poate avea efecte grave pentru continuitatea și sănătatea unei companii. Expirarea valabilității sediului social și neprelungirea în termen de 30 zile de la primirea notificărilor transmise de către ANAF atrage după sine inactivitatea contribuabilului și alte aspecte de natură să afecteze compania, cum ar fi: anularea codului de TVA, în cazul în care societatea este plătitoare de TVA, ajustări de taxa în favoarea statului, înscrierea faptei în cazierul fiscal, blocarea contului bancar și a disponibilităților bănești.

Despre autor